GİB e-Arşiv Fatura Portal Avantajları ve Dezavantajları

GİB e-Arşiv Fatura Portal Avantajları ve Dezavantajları

Takvimler 1 Ocak 2020’yi gösterdiğinde, Türkiye’de birçok sektör zorunlu olarak e-Arşiv Fatura Uygulamasını kullanmak zorunda kaldı, kimi kullanıcılar GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesmeyi tercih ederken kimi firmalar ise daha pratik, daha efektif, daha kolay kullanımlı özel entegratörler ile e-faturaya geçişlerini tamamladılar. e-Faturaya geçen mükellef sayısı her geçen gün biraz daha artmaktadır.

Zorunlu geçiş ile birlikte, birçok firmanın merak ettiği noktaların başında, GİB portal mı kullanmalıyım, özel entegratör portalı mı kullanmalıyım oldu, bu yazımızda direkt GİB Portal ya da Kursoft Yazılım ve Sovos Foriba üzerinden e-arşiv fatura oluşturma süreçlerinin avantajlarını ve dezavantajlarını özetliyoruz ve kararı size bırakıyoruz.

GİB Portal e-Arşiv Fatura İptali

GİB e-Arşiv Portalı üzerinde oluşturduğunuz faturalar taslak olarak kaydedilir. Taslak halindeki faturalarınızı düzenleyebilir veya iptal edebilirsiniz. Ancak kestiğiniz faturaları GİB Portal üzerinden iptal edemezsiniz. Sonluluğu size ait olmak üzere ilgili faturayı yeniden düzenleyebilirsiniz. Bu durumda faturayı iki tarafın da muhasebe kayıtlarına almaması gerekir. Bu yöntem, olası bir iletişim kopukluğu ya da yanlış kayıt sonucunda size ödemeniz gerekenden daha fazla bir KDV veya ceza olarak geri dönebilir.

Kursoft KRS v5 Üzerinden e-Arşiv Fatura İptali

Kursoft KRS v5 üzerinden gönderdiğinizde bu faturayı 7 gün içerisinde kolayca iptal edebilirsiniz. 7 günden fazla bir süre geçmiş ise iptal etmek istediğiniz fatura için müşterinizden size iade faturası kesmesini isteyebilirsiniz.

Kursoft KRS v5  Kullanmanın Avantajları

• İlave iş yükünüz olmaz;

Sadece GİB e-Arşiv Portal üzerinden e-arşiv fatura gönderimi birçok durumda işletmenize ilave iş yükü oluşturacaktır. Herhangi bir ön muhasebe programı kullanıyor iseniz muhasebe işlemleriniz için hem programınızda hem de GİB portalı üzerinde aynı işlemleri yapmanız gerekecektir, gün içerisinde birçok farklı kişiye çok sayıda ürünü GİB portalı üzerinden oluşturmak; her bir ürün için ürün ismini, KDV, ÖTV, fiyat gibi kısımları her defasında doldurmanız gerekeceğinden zamanınızı ve enerjinizi gereksiz yere harcamanıza neden olacaktır. Günde yüzlerce fatura kesen bir firmaysanız, günlük yoğunluğunuz içerisinde bu durumun takibi fazlasıyla zor olacaktır.

Kursoft KRS v5 üzerinden e-arşiv veya e-fatura gönderiyorsanız, ilave bir işlem yapmanıza gerek kalmadan ön muhasebe programınız üzerinden saniyeler içerisinde gönderim sağlayabilirsiniz.

• e-Arşiv düzenleme limiti ve arşivleme süresi konusunda avantajlı olursunuz;

GİB e-Arşiv Portal’ı ayda 500 adet e-arşiv fatura gönderme imkan tanır. Eğer aylık olarak bu sayının üstünde e-arşiv düzenleyecekseniz, çözüm arayışına girmeniz faydalı olacaktır. GİB bununla birlikte e-arşiv faturalarınızı GİB portalı üzerinden yalnızca 6 ay depolamanıza imkan tanır. Ticari kayıtlarınız için bu faturaların tek tek çıktısını almanız, saklamanız ve mali müşavirinize göndermeniz gerekir. Ayrıca resmi zorunluluk olan 10 yıl muhafaza edilmesi sizin sorumluluğunuzdadır.

Kursoft KRS v5 üzerinden gönderim sağlıyorsanız, e-arşiv fatura gönderimi için herhangi bir sınırınız bulunmaz. Ayrıca tüm faturalarınız, 10 yıl boyunca elektronik ortamda ücretsiz olarak arşivlenir. Her ay sonu mali müşavirinize göndermek için faturalarınızı tek tek indirmenize gerek kalmaz. İster liste halinde isterseniz de indirip gönderebilirsiniz.

• Kesilen e-arşiv faturanın kullanıcıya iletilmesi için iki farklı ücretsiz mail gönderim imkanınız olur;

GİB e-Arşiv Portal’ından kestiğiniz e-arşiv faturayı karşı tarafa iletmek için bilgisayarınıza indirmeniz gerekir. İndirdiğiniz faturayı e-posta ile ya da yazıcıdan çıktı alıp ıslak imza atarak karşı tarafa iletebilirsiniz.

GİB portalının kullanımı ücretsiz olsa da faturanızı çıktı almanız ve ıslak imza ile göndermeniz ne yazık ki kağıt, yazıcı ve kargo masrafı demek. Gereksiz kağıt tüketimi ise daha fazla ağacın kağıt üretimi için kesileceği anlamına gelir.

Kursoft KRS v5 üzerinden e-arşiv faturası oluştururken faturalarınızı müşterilerinize kolayca gönderebilirsiniz. Faturaları bilgisayarınıza indirmenize ve tekrar e-posta göndermenize gerek kalmaz. Gönderdiğiniz cari e-fatura mükellefi ise direkt portalına düşecektir, e-arşiv kullanıcısı ise mail yolu ile (ıslak imza atmanıza gerek kalmadan) direkt gönderim sağlayabilirsiniz.

• e-İmza veya Mali Mühür Kullanım Durumu;

GİB e-Arşiv Portalı’nın üzerinden e-arşiv fatura kesmek için elektronik fatura sistemine geçiş yapmanız ya da mali mühür almanız gerekmez. Fatura onaylama işlemleri için “GİB İmza” seçeneği kullanılır. Bu ekrana cep telefonunuza gönderilen 6 haneli şifreyi girdiğinizde fatura imzalama işlemi tamamlanır.

Kursoft KRS v5 ile çalışmayı tercih ettiğinizde ise şirket yapınıza göre e-imza veya mali mühür için ödeme yapmanız ve e-imza veya mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra e-fatura sistemine de geçmeniz gerekir. e-Fatura entegratörü ile çalıştığınızda sadece 5.000 / 30.000 TL faturalarınızı değil, tüm faturalarınızı elektronik fatura olarak hazırlayabilirsiniz, dilerseniz resmi limitlerin altında kağıt fatura kullanımına devam edebilirsiniz.

Kısaca özetlemek gerekirse;

 

GİB e-Arşiv Portalı
Elektronik fatura sistemine geçmeniz gerekmez.
e-İmza ya da Mali mühür almanız gerekmez.
Ücretsizdir.
Gönderilen e-arşiv faturalar iptal edilemez.
Her web tarayıcıda çalışmayabilir.
Özel entegratörler ya da özel yazılımlar ile kıyaslandığında basit altyapı ve özel yazılım desteği sunmaz.
Mobil uygulaması bulunmaz.
Direkt iletişim destek hattı bulunmaz; özel entegratör ve/veya yazılım firmaları sorularınıza daha hızlı cevap verecektir.
e-Arşiv faturayı oluşturmanızın ardından müşterileriniz ile paylaşmaz.
Faturalarınızı 6 ay arşivler.
En fazla 500 e-arşiv düzenlemenize imkan tanır.

 

Kursoft e-Arşiv Fatura
Elektronik fatura sistemine geçiş yapmanız gerekir.
e-İmza ya da mali mühür almanız gerekir.
Elektronik fatura kontörü satın almanız gerekir.
Gönderilen e-arşiv faturalar 7 gün içerisinde iptal edilebilir.
Her web tarayıcıya uyumludur.
Özel entegratörler ya da özel yazılımlar ile kıyaslandığında basit altyapı ve özel yazılım desteği bulunur.
Mobil cihazdan da elektronik fatura göndermenize imkan tanır.
Aklınıza takılan her konuda destek alabileceğiniz bir ekip bulunur.
e-Arşiv faturanızı müşteriniz ile paylaşabileceğiniz iki farklı e-posta imkanı sunar.
Faturalarınızı en az 10 yıl arşivler.
Sayı sınırı olmaksızın e-arşiv ve e-fatura düzenlemenizi ve almanızı sağlar.