e-Fatura / e-Arşiv ( Elektronik Fatura / Elektronik Arşiv ) Sistemi herkes için avantajlı bir sistemdir. ( Zorunluluk olmadan da tercih edilebilmektedir ve isteğe bağlı tercih edilmesinin birçok avantajı olmasıyla birlikte hiçbir dezavantajı bulunmamaktadır. )
Mükellefler için sistemin faydaları;
- Faturalama için özel bir yazıcı almasına gerek kalmaz. Kolay ve hızlı fatura oluşturur, gönderir.
- Eski sistemde fatura oluşturulma durumunda yapılabilecek olası hataları önlemiş olur.
- Fatura bastırma, gönderme ve saklama maliyeti olmaz.
- Faturalarını hemen gönderir ve ödemelerini %35 oranında daha hızlı alır.
- e-Fatura her şirkete kurumsal bir kimlik de kazandırır. Gönderdikleri faturalar ile daha profesyonel görünürler.
- Faturaları tek tek dosyalayıp klasörlere kaldırmaz. Gönderilen faturalar 10 yıl boyunca sistemde saklanır.
- Ofislerinde fatura saklamak için alana ihtiyaç duymazlar, klasörlerle uğraşmak zorunda kalmazlar.
- Daha önce gönderilmiş faturaları ararken doküman bulamama ya da doküman bulmak için zaman kaybetme gibi bir durum söz konusu olmayacak.
- Fatura bastırma, yazdırma, imzalayıp kaşeleme ve kargolama gibi işlemlerle uğraşmazlar ve bu işlemlerle de zaman kaybetmezler, bu işlemlerin masrafları için harcama yapmak durumunda da kalmazlar.
Sizler için sistemin faydaları;
- Elektronik arşiv sistemine geçişler zorunlulukların kapsamının genişlemesi ile birlikte her geçen süre içinde artmaktadır. Kısa vadede bütün mükelleflerin bu sisteme dahil olacağı açıktır. Şu an sisteme geçen mükelleflerin adım adım doğru bilgilendirilmesi ve sisteme geçişinin zamanında sağlanması, hem ilerleyen dönemde zorunluluktan kaynaklanabilecek aksamaların ve cezaların önüne geçeceği gibi hem de mükellefleri zamanında, tam ve doğru bilgilendirdiğiniz için firmanıza ve çalışmanıza verilen değer daha da artacaktır.
- Aynı zamanda elektronik arşiv zorunlu bir ihtiyaç olduğu için bu konu bu zaman diliminde popüler bir konu olup firmanızın önerilme ihtimali artacak ve bu durum sizin potansiyel müşterilerinize ulaşmanızı sağlayacaktır.
- Sizin elektronik arşiv sistemi hakkında bilgi sahibi olmanız ve yenilikleri sürekli takip ederek mükellefleri doğru yönlendiriyor olmanız firmanızın geleceği için oldukça önem teşkil etmektedir.
- Sisteme dahil olan mükelleflerin size ilettikleri dokümanlar toplu, daha düzenli olacağı ve hata oranı eski kullanıma göre azalacağı için işlemlerinizi yaparken vakit kazanacaksınız.
Mükellefler için bahsettiğimiz birçok avantaj sizin için de geçerlidir.
Zorunluluğu olan mükellefler;
Zorunluluk kapsamı;
Mükellefler için elektronik arşiv sistemine geçiş ile ilgili bilgilendirmeye bu bağlantıdan erişebilirsiniz.
Son uygulamaya alınan kapsam;
- Vergi mükelleflerine ( e-fatura mükellefi olsun veya olmasın ) aynı günde aynı kişiye vergiler de dahil toplam tutar 5.000 TL’den fazla ise GİB portalı veya özel entegratör üzerinden ilgili faturaları göndermeleri gerekmektedir.
- Nihai tüketicilere aynı günde, aynı kişiye vergiler dahil toplam tutar 30.000 TL’den fazla ise GİB portalı veya özel entegratör üzerinden ilgili faturaları göndermeleri gerekmektedir.
GİB Portalının Özel Entegratörlere Göre Dezavantajaları;
- e-Arşiv faturalarının gönderim zorluğu ve tek fatura oluşturma için harcanan sürenin uzun olması; her fatura oluşturulurken daha önce fatura oluşturulmuş müşteri olsa bile yeniden müşteri bilgilerinin girilmesinin gerekmesi, daha önceki faturalarda yer alan stok ürün isim ve özellik bilgilerinin de tekrar girilmesinin gerekmesi.
- Tekrar aynı bilgiler sıfırdan girileceği için hata yapma ihtimalinin artması ve yine zaman kaybı yaşaması.
- Faturaların saklanması.
- Size iletilen faturaların toplu ve pratik bir şekilde gönderiminin sağlanamaması.
- Bilgi alınması gerektiği ya da herhangi bir aksama yaşanması durumunda direkt ve hızlı bir şekilde iletişim kuracakları muhatap bulamamaları. Bu yüzden fatura iadelerinde iade için işlem yapmadan sürenin dolması gibi başka birçok problem ile karşılaşabilirler. Problemlerine GİB üzerinden elbette cevap alacaklardır fakat cevabın dönüş süresi oldukça önemlidir. Özel firmaların kendi müşterilerine dönüşü daha hızlı olmakla birlikte GİB üzerinde bütün mükelleflerin talepleri değerlendiriliyor olması dönüş sürecini uzatacaktır.
MÜKELLEFİN e-FATURA HİZMETİNİ DOĞRU YERDEN ALMASI, SİSTEME GEÇİŞTE EN ÖNEMLİ KONULARDAN BİRİ;
Nelere dikkat edilmeli;
MALİYET UYGUNLUĞU; Elektronik arşiv sistemi kullanılırken sağlanacak hizmetlerin hepsi için ödenecek yıllık toplam tutar. Uzun vadede sunulan sistem üzerinden fatura gönderip almaya devam edebilir mi; aksi takdirde yeniden masraf olarak yansıyacaktır.
SUNULAN SİSTEMİN DONANIMI VE KALİTESİ; Mükellef fatura gönderirken kaç kez işlem yapacak ve çoğu faturasını programdan gönderebiliyor mu? Gelen faturalarda direkt programa yansıyor mu? Ne kadar az işlem yapsa o kadar zamandan tasarruf edecektir. e-Fatura, e-Arşiv gönderirken farklı fatura sınıfları için gönderim de sağlanabiliyor mu? Örneğin; fiyat farkı faturası, istisna faturaları gibi faturalar programdan oluşturulabiliyor mu? İhracat fatura gönderimleri konusu da oldukça önem arz etmektedir. Fatura oluşturulacak müşterinizin sistemde birden fazla etiketi ( Farklı portallar kullanma durumunda karşılaşılır. ) de olabilir; program size müşterinizin sistemdeki istediğiniz etiketini seçmenize olanak sağlıyor mu?
HİZMET KESİNTİSİ YAŞAMAMA DURUM DEĞERLENDİRMESİ; Elektronik ortamda fatura gönderimi sağlayan firmanın ve çözüm ortağının tecrübesi. Siz elektronik ortamda fatura gönderip alırken, size sağlanan hizmetin kesintisiz olması ve gün geçtikçe sistem üzerinde geliştirmelerin devam etmesi için arka planda çalışan AR-GE ekibinin olması ve AR-GE ekiplerinin tecrübesi. Tecrübeli bir AR-GE ekibinin size sunduğu imkan daha fazla olacağı gibi, ekibin ilerleyen zamanlardaki teknolojik ve muhasebesel gelişmelere, karşılaşılabilecek olumsuzluklara ve hatalara öngörüsü yüksek olacaktır.
e-FATURA İLE İLGİLİ GÜNCELLEMELER YAPILIYOR MU? YAZILIMIN GÜNCELLEME SIKLIĞI NEDİR?; Elektronik ortamda sunulan platformlar sürekli gelişim içinde olduğu için, yeni gelişmelere ayak uydurulması gerekir ve herhangi bir aksama ya da kesinti yaşanmaması için yazılım firmasının ilgili program ve elektronik arşiv sistemi için güncelleme yayınlama sıklığına özellikle dikkat etmelisiniz. e-Fatura / e-Arşiv sistemi sürekli gelişen bir sistem olduğu için yeni gelişmelerin takip edilmesi ve elektronik fatura gönderiminin ve arşivlemenin AR-GE’nin öncelikleri arasında olması gerekir.
e-FATURA KULLANIMI İLE İLGİLİ KAYNAKLAR; e-Fatura gönderimi nasıl sağlanır, e-arşivler için mail gönderimi nasıl sağlanır, iptaller nasıl yapılır vs. ; size sağlanan kullandığınız program ve portal hakkında dokümanların olması kullanımı daha da kolaylaştıracaktır ve faturalarınızın hatasız ve zamanında gönderimi sağlanacaktır.
ELEKTRONİK FATURA GÖNDERİMİNİN VE ELEKTRONİK ARŞİVLEMENİN EN ÖNEMLİ ARTILARINDAN BİRİ DE DOĞANIN KORUNMASINA KATKI SAĞLAMASIDIR.
