E-İrsaliye Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

1 – ) e-İrsaliye Nedir ?

487 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-İrsaliye Uygulaması, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan irsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesini kapsayan uygulamadır.

e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, merkezinde GİB’in yer aldığı elektronik bir çözümdür. e-İrsaliye uygulaması ile kağıt irsaliyeler artık GİB tarafından belirlenen standartlara göre elektronik belge olarak düzenlenmekte, elektronik ortamda iletilerek, muhafaza ve ibraz edilmektedir.

 

2 – ) e-İrsaliyeye Geçmek Zorunda Mıyım ?

01.01.2018’den itibaren e-fatura kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olan tüm mükellefler e-irsaliye uygulamasına geçiş yapabilir. Geçişler birçok işletme için şu an için isteğe bağlıdır, zorunluluk durumu 01.01.2020 tarihinde belirli işletmeler için zorunluluk kapsamına girmiştir, bazı işletmeler içinse 01.07.2020 tarihlerinde zorunlu hale gelecektir.

Zorunluluk durumu:

• 2018 Brüt satış hasılatı 25 Milyon TL ve üzeri olanlar: 1 Temmuz 2020
• Komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapan şirketler: 1 Ocak 2020
• 2019 Yılında EPDK’dan lisanslı ÖTV (I) sayılı listedeki ürünlerin (Petrol ve türevleri) imal, ithal ve teslimi yapan şirketler (Bayiler dahil): 1 Temmuz 2020
• 2019 yılında ÖTV (III) sayılı listedeki ürünlerin (Alkollü ve alkolsüz içecekler) imali ve inşa ithalini yapan şirketler: 1 Temmuz 2020
• Maden işletme ruhsat sahipleri ve bu işletmeler ile yaptıkları sözleşmeye istinaden maden üretim faaliyetinde bulunanlar: 1 Temmuz 2020
• Demir çelik üreticileri: 1 Temmuz 2020
• Gübre takip sistemine kayıtlı kullanıcılar: 1 Temmuz 2020
• Şeker imalatçıları: 1 Temmuz 2020

 

3 – ) e-İrsaliye Uygulamasına Nasıl Başvurulur ?

• Özel Entegrasyon Yöntemi: Mevcutta e-fatura kullanan mükelleflerin direkt e-fatura işlemlerini yürüten firmaya başvuru yapmaları yeterlidir, ayrıca GİB’e başvurmasına gerek yoktur, GİB’e bildirimi mali mühür yardımı ile Özel Entegratör tarafından yapılır.
• Portal Yöntemi: https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresinden giriş yaptıktan sonra, Araçlar menüsü / Kullanıcı Bilgileri / “e-irsaliye kullanmak istiyorum” butonu ile başvuruda bulunabilirler.

 

4 – ) e-İrsaliyede de Mali Mührümü Kullanacak Mıyım ?

Eğer e-irsaliyeyi GİB Portal üzerinden gönderirseniz her sisteme giriş yaptığınızda ve her e-irsaliye gönderdiğinizde mali mührü kullanmak zorundasınız. Mali mührünüz olmadan hiçbir işlem yapamazsınız.

Eğer e-irsaliyeden, Özel Entegratör veya KRS üzerinden gönderecekseniz, sadece e-irsaliye hesabınız açılırken 1 kere kullanırsınız. e-Fatura’da olduğu gibi e-irsaliyede de sizin adınıza, hizmet aldığınız entegratör firma imza yetkisine sahip olduğundan irsaliyelerin imzalanmasında mali mührünüze ihtiyaç yoktur. İnternet bağlantınızın olduğu herhangi bir yerden, istediğiniz herhangi bir saatte e-irsaliye ile ilgili işlem yapabilirsiniz.

 

5 – ) e-İrsaliye Uygulamasına Geçmemin Şirketime Ve Süreçlerime Faydası Nedir ?

• Ekonomiktir; e-İrsaliye kullanımına geçen şirketler kağıt, baskı, faturalandırma, postalama, arşivleme giderlerinden ve iş süreçlerinin hızlanması sonucu personel çalışma verimliliği ile işçilik maliyetlerinden tasarruf edecekler.
• Hızlıdır; Kursoft kullanan ve e-İrsaliye kullanımına geçen şirketler tarafından düzenlenen elektronik belgeler, düzenlendiği an hızlıca alıcı şirkete iletilmektedir. Aynı şekilde teslimat anında kısmi kabul, iade veya hatalı ürün gibi durumlarda işlemler çift yönlü olarak elektronik altyapı sayesinde çok daha hızlı sonuçlandırılabilmektedir.
• Kullanımı Kolaydır; e-Arşiv ve e-Faturada olduğu gibi, e-İrsaliye’yi Kursoft KRS üzerinden gönderimi yapan kullanıcılar direkt KRS üzerinden gönderim sağlayabildiklerinden dolayı, ilave portala veya GİB portala ihtiyaç duymamaktadırlar. Portala harcanan zamanı ve emeği ortadan kaldıracağı için asıl işinize odaklanmanızı sağlar.
• Ulaşılabilirlik; Oluşturduğunuz e-İrsaliyeleriniz sistemde 10 yıl süreyle güvenli olarak saklanır ve ihtiyaç halinde eski belgelerinize anında ulaşabilirsiniz, böylelikle irsaliyelerinizin kaybolma, saklama, arşivleme gibi yüklerinden kurtulursunuz.
• Çevreci; İşlemlerin tamamen elektronik ortamda yürütüldüğü bir sistem olan e-İrsaliye, ağaçların kesilmesini engeller ve doğaya büyük katkı sağlar.

 

6 – ) e-İrsaliye Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Alıcılara e-İrsaliye Düzenlenmesi Mümkün Müdür ?

e-İrsaliye uygulaması kapalı bir sistem üzerinden çalıştığından dolayı sadece sistemde kayıtlı kişiler arasında e-irsaliye gönderimi ve alımı yapılabilir. Yani, sisteme dahil olanlar alıcı e-irsaliye mükellefi olduğu takdirde e-irsaliye gönderebilir ve alabilir. İrsaliye düzenleme zorunluluğuna sahip olmayan e-fatura uygulaması kullanıcıları ise kendilerine kesilen e-irsaliyeyi görebilmek için bu uygulamaya tercihen dahil olur. Taraflardan biri e-irsaliye sistemine kayıtlıyken diğer taraf sisteme kayıtlı değilse, e-irsaliye kullanıcısı olan taraf olmayan tarafa kağıt irsaliye düzenleyebilir.

 

7 – ) e-İrsaliye Uygulamasına Dahil Olan Mükellefler Kağıt İrsaliye Düzenleyebilirler Mi?

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, e-irsaliye kullanmayan mükelleflere kağıt (matbu) irsaliye gönderebilirler.

 

8 – ) Aynı Mükellefin Depoları, Şubeleri Arasındaki Dahili Sevkiyatlarında da e-İrsaliye Düzenlenmesi Zorunlu Mu ?

Evet zira, e-irsaliye de kağıt irsaliye ile aynı hukuki değere sahip olduğundan, kağıt irsaliye düzenlenmesi gereken bir durumda (işletmelerin kendi birimleri, şubeleri veya depoları arasındaki mal sevkiyatlarında genel hükümlere göre kağıt irsaliye düzenleme zorunluluğu bulunmakta olduğundan) satıcı veya malı sevk eden ile alıcı veya malı teslim alacak olanın e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olduğu durumda, iki taraf durumunda e-irsaliye uygulamasına kayıtlı durumda bulunan işletmenin kendisi olduğundan, düzenlenecek sevk irsaliyesinin e-irsaliye olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

 

9 – ) e-İrsaliye Düzenlendikten Sonra Ne Kadar Sürede Faturanın Tanzim Edilmesi Gerekiyor ?

e-İrsaliye de kağıt irsaliye ile aynı hukuki değere sahip olduğundan, kağıt irsaliye düzenlendiğindeki yasal süre e-irsaliye içinde geçerlidir. İrsaliyenin faturalandırılması için yasal süre fiili sevk tarihinden sonra 7 (yedi) gündür.

 

10 – ) Düzenlenen e-İrsaliye Belgeleri GİB Tarafından Muhafaza Edilmekte Midir, Mükelleflerin Ayrıca e-İrsaliyeyi Muhafaza Etmesi Gerekir Mi ?

Düzenlenen e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye belgelerine ilişkin olarak GİB herhangi bir muhafaza hizmeti vermemektedir. Entegratör firmalardan hizmet alan mükellefler için ise muhafaza hizmeti entegratör firmaya aittir. Kursoft e-Dönüşüm Hizmetlerini kullanan kullanıcılara 10 yıl dosyalarınızı yedekleme ve muhafaza hizmeti sunuyoruz.

 

11 – ) e-İrsaliyede Bulunması Gerekli Olan Bilgiler Nelerdir ?

e-İrsaliyeyi Düzenleyen Şirketin;

• Adı-Soyadı Bilgileri
• Adresi
• Unvanı
• Vergi Dairesi
• Hesap Numarası
• Düzenleme Tarihi ve Belge Numarası

e-İrsaliyeyi Düzenleyen Alıcının;

• Ad-Soyad Bilgileri
• Adresi
• Unvanı
• Vergi Dairesi
• Hesap Numarası
• Taşınan Malın Türü ve Miktarı
• Fiili Sevk Tarihi, Saat ve Dakika olarak Fiili Sevk Zamanı

 

12 – ) e-İrsaliye de Malların Fiyatları Yer Almak Zorunda Mıdır ?

Mevzuatımızda sevk irsaliye belgesi düzenlenirken malların fiyatlarına yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu nedenle e-irsaliye uygulamasında da böyle bir zorunluluk yoktur. Ancak sistemsel olarak, düzenlenecek e-irsaliyelerde malların fiyat bilgilerine de yer verilmesi mümkündür.